AVG-coalitie: ‘Ruimte voor de regels, oog voor elkaar’

Welke informatie deel je met elkaar over cliënten? Waar loop je in de praktijk tegenaan als het gaat over privacy en delen van gegevens? Negen gemeenten in Hart van Brabant en functionarissen van zorg- en veiligheidspartijen vormen sinds vorig jaar de AVG-coalitie om dit soort vragen te bespreken. Initiatiefnemer Jorrit de Boer van de gemeente Tilburg en Ingeborg van Bladel van Reclassering Nederland vertellen.

Iniatiefnemer Jorrit de Boer van de gemeente Tilburg en Ingeborg van Bladel van Reclassering Nederland
Initiatiefnemer Jorrit de Boer van de gemeente Tilburg en Ingeborg van Bladel van Reclassering Nederland.

De AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is voor veel professionals in het zorg- en veiligheidsdomein een lastig onderwerp. “Veel verzoeken om informatie stranden met de zin ‘die informatie mogen we niet geven vanwege de AVG’ ’’, zegt Jorrit de Boer, beleidsmedewerker bij de gemeente Tilburg. “En dat is frustrerend, uitvoerders worden er moe van als ze een cliënt niet goed kunnen helpen door een gebrek aan informatie.”

Ingeborg van Bladel, privacyfunctionaris van Reclassering Nederland, ziet ‘veel AVG-stress’ om zich heen. “Op beleidsniveau zijn de regels best duidelijk, maar in de uitvoering loopt het vaak spaak. Mensen durven amper nog informatie te delen uit angst iets tegen de wet te doen. Er is een wirwar van convenanten tussen de partijen over de AVG, maar in de praktijk loopt het niet.”

Om knelpunten en oplossingen rond de informatievoorziening te bespreken, richtte De Boer vorig jaar de AVG-coalitie op in Brabant. Gemeenten, politie, reclassering, verslavingszorg, GGZ, jeugdzorg en andere zorgaanbieders schoven het afgelopen jaar vier keer samen aan. Dat gebeurde mede in het kader van het traject Uitwisseling persoonsgegevens en privacy (UPP) van het Programma Sociaal Domein. Daarin werken gemeenten, Rijk en organisaties in het sociaal domein samen aan het opheffen van ‘wettelijke’ knelpunten op het gebied van gegevensuitwisseling, die recht doet aan de privacy van mensen.

Knelpunten

De gezamenlijke uitgangspunten: gegevensdeling gebeurt (‘ja, tenzij’) en moet vooral praktisch zijn.  “We kijken naar knelpunten uit de praktijk en bespreken de geest van de AVG”, zegt De Boer. “Veel mensen interpreteren de wet erg letterlijk. We kijken hoe we de bepalingen kunnen gebruiken om de zorg voor complexe casussen eenvoudiger te maken.’’ Bij elke bijeenkomst staat een van de organisaties centraal. Deze brengt ook een concrete casus in.

De laatste bijeenkomst was een casus van de jeugdzorg, waarbij het sociale wijkteam een melding maakte bij Veilig Thuis over een cliënt. Bij Veilig Thuis is een wachtlijst van een half jaar. Maar de gegevens mogen bij een ‘tijdelijke casus’ maar drie maanden worden bewaard. “We hebben toen gekeken of die bewaartermijn echt drie maanden moet zijn. Ook in dit zeer specifieke geval. De vragen die je moet stellen: welke informatie is nodig? Waar is die bewaartermijn geregeld? Is dat wettelijk geregeld of is het eigen beleid? Is er ruimte voor uitzonderingen of is het absoluut?

Oog voor elkaar

Het wisselgeld voor deelname aan de AVG-coalitie, zegt De Boer, is dat de deelnemers aan de coalitie goed op de hoogte raken van de wet- en regelgeving. Daarnaast leert men elkaar kennen. “Ruimte voor wet en regels, maar vooral oog voor elkaar.” En dat was nodig, zegt De Boer. “Veel partijen uit zorg- en veiligheidsdomein hebben weinig zicht op elkaars werk en verantwoordelijkheden. Het afgelopen jaar is goed geweest om aannames en beeldvorming bij te stellen.”

Dat kan Ingeborg van Bladel van Reclassering Nederland beamen. “Het positieve van de bijeenkomsten het afgelopen jaar is dat er onderling meer begrip is ontstaan. En dat we meer in oplossingen denken als het gaat om de AVG. We zijn als organisaties sterk geneigd vanuit ons eigen belang te denken.”

Boeman

De reclassering weigert regelmatig verzoeken om informatie te verstrekken. Van Bladel: “In de informatievoorziening was de reclassering een beetje de boeman geworden. Tijdens de eerste sessie van de AVG-coalitie heb ik gelukkig goed kunnen uitleggen waarom we vaak ‘nee’ verkopen.  En dat we dat best anders willen, maar dat een verzoek om informatie soms echt anders moet zijn geformuleerd of anders moet worden aangevraagd.”

Neem een verzoek van politie om de GPS-data te krijgen van de enkelband van een gedetineerde op proefverlof. Die data geven precies aan waar de persoon op een bepaald moment was. “Die gegevens mogen we niet verstrekken zonder een verzoek van een officier van justitie.”

Anderzijds begrijpt Van Bladel nu ook beter het belang van andere organisaties, en de tijdsdruk die daarachter zit. “We kregen recent een verzoek om informatie van Veilig Thuis. Die gegevens waren voor hen cruciaal om de veiligheid van kinderen in te schatten. Uiteraard begrijpen we dan de tijdsdruk en proberen we flexibel en snel te werken.”

Coalitie vormen

De aanpak van de AVG-coalitie in Brabant is eenvoudig te kopiëren, en dat gaat waarschijnlijk ook gebeuren. De Boer: “Het is allemaal niet zo moeilijk. De betrokken partijen roep je bij elkaar. Het voorzitterschap rouleert. Per keer staat er één van de partijen centraal. Ze vertellen waar ze tegenaan lopen en brengen een casus in.”

Van Bladel benadrukt dat de casussen de bijeenkomsten levendig en concreet maken. “Ik denk dat die casussen essentieel zijn. Dat kan ik aanbevelen voor partijen die ook een AVG-coalitie willen vormen. Wat ik leuk vind is het pionieren, het nieuwe, en het zoeken naar oplossingen. Dat maakt dit toch wat taaie onderwerp een stuk minder taai.”

Casus

De casus die de reclassering inbracht bij een bijeenkomst van de AVG-coalitie gaat over een 21-jarige jonge man, als asielzoeker uitgewezen door Groot-Brittannië. In Nederland pleegt hij diverse delicten waarbij hij geweld gebruikt. De GGZ, de reclassering en het Team Complexe Casuïstiek van het Zorg- en Veiligheidshuis in Tilburg zijn betrokken bij de man. Van de reclassering wordt veel informatie gevraagd door verschillende partijen, onder andere door de gemeente Tilburg. De reclassering mag volgens de AVG deze informatie niet zomaar geven.

De betrokken partijen leren veel van deze casus. Van Bladel: ‘Partners moeten elkaar niet onder druk zetten om informatie te verstrekken. De reclassering zal nooit zonder meer een strafdossier overhandigen aan partners buiten de justitiële keten. Als de gemeente vanaf het begin duidelijk had gemaakt dat er onder andere zorgen waren over de veiligheid van de inwoners van de gemeente, dan had de reclassering in dit geval bepaalde informatie wél mogen geven. Als bij de informatieaanvraag aan de uitgangspunten van de AVG wordt voldaan (zoals rechtmatigheid, behoorlijkheid, doelmatigheid en noodzakelijkheid, red.) hadden wij dus eerder de benodigde informatie kunnen verstrekken.’

‘Kortom, als je een onduidelijke vraag krijgt om gegevens te verstrekken, ga dan het gesprek aan’, vat Jorrit de Boer samen. ‘Vanuit welke verantwoordelijkheid en wettelijke taak vraag je me dit? Waarvoor heb je die gegevens nodig? Wat ga je er mee doen? Heb je al die gegevens nodig, of wil je alleen weten of de persoon nog een risico vormt? Alleen dan kan een organisatie als de reclassering beoordelen of ze bepaalde gegevens mag verstrekken.’

Lees ook het stappenplan: Mogen we deze gegevens delen?

Lees ook het Handvat gegevensuitwisseling Zorg en Veiligheid

Neem voor meer informatie contact op via info@programmasociaaldomein.nl.