26 november 2018

Zes tips voor melden en routeren in het sociaal domein

Soms is het niet duidelijk of zeker in het kader van welke wet(ten) iemand aanklopt bij de gemeente, het Rijk of organisatie in het sociaal domein. Daarom ontwikkelde de gemeente Rotterdam de instructie ‘Melden en routeren’. Breed vragen, dat is het adagium. Maar mag dat wel met het oog op privacywetgeving? Zes tips en overwegingen op een rij.*

Stel, je komt bij de balie van jouw gemeente met een vraag over je rolstoel. De ambtenaar aan het loket vraagt je vervolgens: ‘Doe jij weleens dingen die gevaarlijk kunnen zijn?’ Of: ‘Heb jij financiële problemen?’ Dan sta je zeker raar te kijken.

‘Als een baliemedewerker alle startvragen in het nieuwe frontoffice systeem van de gemeente Rotterdam zou stellen, is zo’n situatie in theorie mogelijk’, aldus Hans Bos, hoofdjurist en juridisch controller cluster Maatschappelijke Ontwikkeling bij de gemeente Rotterdam. ‘Maar het is natuurlijk geen verplichting om alle vragen te stellen.’

Een nieuw systeem

Bos begeleidde de implementatie van het nieuwe klantsysteem in de gemeente Rotterdam, dat vier klantsystemen vervangt. ‘Het nieuwe systeem bundelt vragen over Jeugdwet, wet Maatschappelijke Ondersteuning en Participatiewet. Zo wil de gemeente bij de toeleiding beter in beeld krijgen wat de hulpvraag is van een persoon.’

Want regelmatig komen mensen aan de balie met een eenvoudige vraag, die op meerdere leefgebieden zorgen of vragen hebben. Bos: ‘Die wil je er graag uitfilteren. Het nieuwe klantsysteem dwingt professional om breed te denken. De professional bepaalt zelf wat de scope is en welke vragen hij stelt.’

Bij de implementatie van het klantsysteem in Rotterdam rezen vragen als: hoe gaan we om met risico’s rond privacywetgeving? En: wat registreer je en wanneer meld je een signaal bij een andere organisatie? Er bleken al snel meer kaders nodig om besluiten in ‘het grijze gebied’ te nemen.

Wat registreer je wanneer?

1. Is de vraag relevant voor het sociaal domein? Registreer. 

Voor het delen van gegevens is een juridische grondslag een voorwaarde, dat stelt de AVG klip en klaar. Ofwel: is de vraag relevant voor het sociaal domein, dan gaan we registreren. Twijfel? Dan registreren we ook. Bos: ‘Dus als iemand vraagt aan de balie: ‘Waar is de Belastingdienst?’ Dan registreer je niet. Als iemand iedere dag die vraag stelt en ruikt naar alcohol. Ja, dan is er een grond voor registratie.’

Vervolgens rijst de vraag: wanneer wordt een signaal een melding? En: als je gaat melden, bij welke afdeling of organisatie doe je dat dan? Daarvoor zijn convenanten gesloten en uitgewerkt in een aanpak. Afspraken over signalering zijn gebaseerd op de route waar wetgeving naartoe gaat.

2. Meld je een signaal bij een andere organisatie of (lokale) overheid? Meld het de betrokkene(n)

Vuistregel is: iemand is altijd op de hoogte van een melding door een hulpverlener, gemeente of loket. Een melding mag niet als een verrassing komen. Een voorbeeld: een woningcorporatie meldt de gemeente dat hij iemand uit huis gaat zetten wegens een huurachterstand. De woningcorporatie is gehouden om de persoon in kwestie hiervan op de hoogte te brengen.

Vuistregel is: iemand is altijd op de hoogte van een melding door een hulpverlener, gemeente of loket.

Een waterleidingsbedrijf in de regio Rotterdam heeft dit proces geformaliseerd. Als zij bijna gaan afsluiten en de wanbetaler niet reageert op brieven, geeft het bedrijf de gegevens van de wanbetaler aan de gemeente. Deze procedure staat op de website van het waterleidingsbedrijf beschreven.

De gemeente kijkt vervolgens in verschillende dossiers zoals het schuldendossier, en onderneemt zo nodig actie. In dat geval schort het waterleidingbedrijf de afsluitingsdatum met drie maanden op.

3. Vraag de juiste persoon uit

Niet zelden doen buurtbewoners, kennissen of vrienden een melding bij de gemeente. Bijvoorbeeld een buurman die zich zorgen maakt over zijn eenzame of verwarde buurman. Valkuil: de gemeente vraagt de buurman uit. Los van privacy-bezwaren is het de vraag of de buurman de meest geschikte persoon hiervoor is.

Behandel een melding van een buurman dan ook als een signaal. Wil je actie gaan ondernemen? Ook dan geldt: een melding mag voor de betrokkene(n) nooit als een verrassing komen. Bij signalen over huiselijk geweld en kindermishandeling is overigens bij wet geregeld dat Veilig Thuis deze behandelt.

4. Bewaar signalen zolang als nodig is

Gemeenten verwerken diverse signalen over mensen. Op veel signalen gaan gemeenten niet direct lopen. Zoals: ‘Mijn buurman ruimt zijn hondenpoep niet op’. Zorgt deze persoon bijvoorbeeld ook voor structureel lawaaioverlast? Dan is de optelsom van signalen vaak grond om te melden.

De optelsom van signalen is vaak grond om te melden.

Kleine gemeenten hebben dit doorgaans beter in beeld. Grotere gemeente gaan soms over tot het inrichten van meldpunten. Die optelsom moet dan wel binnen een relatief kort tijdsbestek zijn, omdat anders een causaal verband tussen de signalen vaak niet meer aantoonbaar is. Een bewaartermijn van een maand is redelijk.

5. Een melding kan ook een verwijzing zijn

Een voorbeeld. Bij een gemeente komt een melding binnen van (vermoedens) van huiselijk geweld. Houd dan als gemeente vast aan de zorgmelding en verwijs zo nodig door naar Veilig Thuis of organiseer zelf een traject dat leidt tot afdoening in samenspraak met Veilig Thuis.

Veilig Thuis heeft namelijk een wettelijke grondslag om persoonsgegevens te verwerken voor het doen van onderzoek na een melding, de gemeente niet. Een melding vormt voor de gemeente als toeleider wel aanleiding om een ‘keukentafelgesprek’ te voeren. Ook hier geldt: dit gesprek mag voor de betrokkene niet als een verrassing komen.

6. Maak harde afspraken over wie wat wel en niet doet

Stel, een vrouw heeft net haar partner verloren en is depressief. Zij stort haar hele hart uit bij een meldpunt. Feitelijk had zij gesprekken nodig bij een psycholoog of een praktijkondersteuner. Dat komt nu op bordje van de gemeente te liggen.

“Verwijs door naar de juiste zorg en ga zelf niet de deskundige lopen uithangen.”

Bos: ‘Verwijs door naar de juiste zorg en ga zelf niet de deskundige lopen uithangen.’ Dat vereist harde afspraken over wie wat wel en niet doet. Dat begint al op het moment dat een signaal binnenkomt. Routeren is het moment van doorverwijzen, niet van over de schutting gooien.’

 

* De werkbijeenkomst waar deze tips werden geformuleerd vond 30 oktober jl. plaats in Rotterdam en werd georganiseerd door het traject Uitwisseling privacy en persoonsgegevens van het Programma Sociaal Domein. Onder meer de gemeenten Amsterdam, Diemen, Oudhoorn en Ouder-Amstel waren van de partij.

Vragen? Stuur een mail aan Wilmar Hendriks van het traject UPP: mail@wilmarhendriks.nl